Datenschutzerklärung für die HHU Mediathek
Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (im Folgenden HHU) für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 und Artikel 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) nach.
Ergänzende Informationen sind der Datenschutzerklärung der HHU zu entnehmen (https://www.hhu.de/datenschutzerklaerung).
Hinsichtlich der verwendeten Begriffe „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 DS-GVO verwiesen.
Das Zentrum für Informations- und Medientechnologie (im Folgenden ZIM) stellt für die Einrichtungen der HHU die oben genannte technische Plattform zur Bereitstellung von Medien (im Folgenden HHU Mediathek) bereit. Bezüglich des Begriffs Medien wird auf § 2 Abs. 3 der Ordnung für digitale Lehr und Studienangebote verwiesen. Als Uni-Kennung wird im Folgenden die persönliche Kennung bezeichnet, die Personen als Studierende, Beschäftigte oder sonstige Angehörige der HHU vom ZIM erhalten.
1 Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Düsseldorf, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten.
1.1 Kontaktdaten des Verantwortlichen
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstraße 1
40225 Düsseldorf
Telefon: (+49) 0211 81 – 10000
https://www.hhu.de
1.2 Zuständigkeit für die Verarbeitung
Zuständig für die Verarbeitung der Daten ist das ZIM der HHU. Die Kontaktdaten entnehmen Sie bitte der Webseite Kontakt/Technische Unterstützung.
Für die Medien (Definition vgl. §2 Abs. 3 Ordnung für digitale Lehr und Studienangebote) sind die zuständigen Lehrenden verantwortlich. Bitte wenden Sie sich bei Fragen zu diesen fachlichen Inhalten an diese Personen.
1.3 Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Die behördliche Datenschutzbeauftragte der Heinrich-Heine-Universität erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:
Die Datenschutzbeauftragte
E-Mail: datenschutz@hhu.de
Telefon: (+49) 0211 81 – 13060
https://www.hhu.de/datenschutz
2 Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles
2.1 Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der vorübergehenden Speicherung der IP-Adresse durch die HHU Mediathek ist die Auslieferung der Website an den Rechner der zugreifenden Person. Hierfür muss die jeweilige IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt zur Optimierung der Website und dient der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.
2.2 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:
(1) Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
(2) Das Betriebssystem
(3) Den Internet-Service-Provider
(4) Die IP-Adresse
(5) Datum und Uhrzeit des Zugriffs
(6) Websites, von denen das zugreifende System auf unsere Internetseite gelangt
2.3 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO in Verbindung mit HSG NRW §3 und Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO.
2.4 Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist aufgrund von Sicherheitsaspekten und der Nachvollziehbarkeit von technischen Fehlern nach 11 Tagen ab Speicherung der Fall.
3 Verwendung von Cookies
3.1 Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung der HHU Mediathek für die Nutzer:innen zu ermöglichen. Einige Funktionen der HHU Mediathek können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden.
3.2 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für folgende Anwendungen werden technisch notwendige Cookies gesetzt:
(1) Identifizierung
(2) Zeitzone
(3) Cookie Einstellungen
Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen personenbezogenen Daten werden nicht zur Erstellung von persönlichen Profilen verwendet.
Die HHU Mediathek verwendet ein sogenanntes Session-Cookie (Name des Cookies: framework). Bei Session-Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Webbrowser bzw. vom Webbrowser auf dem Computersystem der zugreifenden Person gespeichert werden. Ruft der/die Nutzer:in die HHU Mediathek auf, so wird ein Cookie auf dem zugreifenden Betriebssystem gespeichert. Das Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der HHU Mediathek ermöglicht. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Webbrowser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.
Darüber hinaus verwendet die HHU Mediathek ein Cookie für die Zeitzone der Nutzer:innen (Name des Cookies: userTimezone), um Zeitangaben korrekt darstellen und zeitliche Beschränkungen korrekt umsetzen zu können sowie ein Cookie, um die Zustimmung zur Speicherung von Cookies selbst zu speichern (Name des Cookies: cookieAccepted).
Die Präferenz-Cookies ermöglichen es der Website, sich Informationen zu merken, die das Verhalten oder Aussehen der Website verändern. Aktuell werden keine Präferenz-Cookies gesetzt.
Beim Aufruf der HHU Mediathek werden zugreifende Personen über die Verwendung von Cookies informiert. In diesem Zusammenhang erfolgt auch ein Hinweis auf diese Datenschutzerklärung.
3.3 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notweniger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO in Verbindung mit §3 HSG NRW.
3.4 Dauer der Speicherung
Cookies werden auf dem Computersystem der zugreifenden Person gespeichert und von diesem an die HHU Mediathek übermittelt. Nutzer:innen haben demnach auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Webbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für die HHU Mediathek deaktiviert, kann die HHU Mediathek nicht mehr vollumfänglich genutzt werden. Die Dauer der Speicherung für die Cookies ist wie folgt festgelegt:
(1) Session Cookie: 7 Tage
(2) Cookie für Zeitzone: 24 Stunden
(3) Cookie für Cookie Einstellungen: bis zum Ende der Browser-Sitzung
4 Anmeldung
4.1 Zweck der Datenverarbeitung
Eine Anmeldung an der HHU Mediathek dient der Bereitstellung von Medien in ausgewählten und eingeschränkten Öffentlichkeiten, um u.a. Urheber-, Persönlichkeits-, Marken- und Designrechte zu wahren. Darüber hinaus dient sie der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.
4.2 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
In der HHU Mediathek bieten wir Beschäftigten und Studierenden der HHU die Möglichkeit, sich unter Angabe der Uni-Kennung anzumelden. Die folgenden Daten werden dabei automatisiert übermittelt und in einem Nutzer:innen-Profil gespeichert:
(1) Vorname, Nachname
(2) Uni-Kennung
(3) Rollen (Studierende:r, Beschäftigte:r, Administrator:in)
(4) E-Mail-Adresse an der HHU
Bei angemeldeten Personen wird zudem die Zugehörigkeit von Medien, Gruppen und Channels in der HHU Mediathek und deren Abruf gespeichert. Über die automatisierte Datenübermittlung hinaus besteht innerhalb der HHU Mediathek die Möglichkeit zur Eingabe individueller personenbezogener Daten; die Preisgabe dieser Daten seitens des/der Nutzungsberechtigten erfolgt auf ausdrücklich freiwilliger Basis und ist standardmäßig deaktiviert. Die Inanspruchnahme aller angebotenen Dienste ist – soweit technisch möglich und zumutbar – auch ohne Angabe solcher Daten gestattet. Zum Zeitpunkt der Anmeldung werden zudem folgende Daten gespeichert:
(1) Die IP-Adresse
(2) Datum und Uhrzeit der Erstanmeldung
(3) Datum und Uhrzeit des letzten Zugriffs
Im Rahmen des erstmaligen Anmeldeprozesses wird die zugreifende Person über die Verarbeitung der Daten durch einen Hinweis auf diese Datenschutzerklärung informiert.
4.3 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO in Verbindung mit §3 HSG NRW.
4.4 Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die während des Anmeldevorgangs erhobenen Daten der Fall, wenn ein Nutzer:innen-Profil länger als ein Jahr inaktiv ist. Die Daten der Nutzer:innen, die nicht mehr Beschäftigte oder Studierende sind, werden halbjährig gelöscht. Darüber hinaus können angemeldete Personen Ihr Nutzer:innen-Profil jederzeit selbst löschen.
5 Zugriff auf Medien
5.1 Zweck der Datenverarbeitung
Eine Anmeldung an der HHU Mediathek und die Zuordnung zu Medien, Gruppen und Channels dient der Bereitstellung von Medien in ausgewählten und eingeschränkten Öffentlichkeiten, um u.a. Urheber-, Persönlichkeits-, Marken- und Designrechte zu wahren und der anonymen statistischen Auswertung der Mediennutzung.
5.2 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Angemeldete Personen können auf zugriffsbeschränkte Medien zugreifen. Dabei sind zwei Zugriffswege zu unterscheiden:
(1) Direkter Zugriff über die HHU Mediathek
(2) Nicht-authentisierter Zugriff oder Zugriff über die Lernplattform ILIAS
Im Falle eines direkten Zugriffs können angemeldete Personen auf Medien zugreifen, für die sie autorisiert sind. Dabei werden die Zugriffe der Nutzer:innen auf das Medium gezählt und der Zugriffszeitpunkt gespeichert. Das ermöglicht die Darstellung einer Historie der Medienzugriffe für die angemeldete Person. Die Zugriffe der einzelnen Nutzer:innen auf Medien ist nur für die Nutzer:innen selbst und Administratoren einsehbar. Für andere Nutzer:innen wird lediglich die anonymisierte Anzahl der Zugriffe auf Medien angezeigt.
Im Falle eines nicht-authentisierten Zugriffs auf Medien und eines Zugriffs über die Lernplattform ILIAS findet eine Zuordnung des Zugriffs zu einer Person nicht statt. Der Medienzugriff wird aber gezählt.
5.3 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO in Verbindung mit §3 HSG NRW.
5.4 Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die Zugriffshistorie der angemeldeten Personen wird mit Löschung des Nutzer:innen-Profils ebenfalls gelöscht bzw. anonymisiert.
6 Bereitstellen von Medien
6.1 Zweck der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung dient der Zuordnung von Medien zu einer bestimmten Person, um dieser die Berechtigung zur Verwaltung des Mediums zu ermöglichen und um die Verantwortlichkeit für das Medium festzuhalten und sie dient der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.
6.2 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Angemeldete Personen, die Beschäftigte der HHU sind, können Medien in ausgewählten und eingeschränkten Öffentlichkeiten bereitstellen. Dabei sind zwei Bereitstellungswege zu unterscheiden:
(1) Direkte Bereitstellung über die HHU Mediathek
(2) Bereitstellung über die Lernplattform ILIAS
Im Falle eines direkten Zugriffs können angemeldete Personen, die Beschäftigte der HHU sind, Medien hochladen und für ausgewählte und eingeschränkte Öffentlichkeiten bereitstellen. Mit der Speicherung des Mediums findet eine Zuordnung zu dem Nutzer:innen-Profil der Person statt, die das Medium hochgeladen hat. Änderungen an dem Medium (Löschung und Änderungen der Metainformationen und Zugriffsrechte) werden protokolliert.
Im Falle einer Bereitstellung von Medien über die Lernplattform ILIAS werden mit den Medien folgenden Daten automatisiert an uns übermittelt und gespeichert:
(1) Uni-Kennung
Durch die übermittelte Uni-Kennung wird die Zuordnung zu einem Nutzer:innen-Profil hergestellt und die Medien der/dem einzelnen Nutzer:in zugeordnet.
6.3 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO in Verbindung mit §3 HSG NRW.
6.4 Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Zuordnung zu dem Nutzer:innen-Profil wird mit Löschung des Nutzer:innen-Profils ebenfalls gelöscht.
7 Bearbeitung von Supportanfragen
7.1 Zweck der Datenverarbeitung
Bei der Kontaktaufnahme per E-Mail liegt in der Kontaktaufnahme selbst das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten.
7.2 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
In der HHU Mediathek ist ein E-Mail-Kontakt angegeben, welcher für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Im Rahmen der Kontaktaufnahme werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Durchführung der Konversation verwendet.
7.3 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO in Verbindung mit §3 HSG NRW.
7.4 Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. Um auf Rückfragen reagieren zu können, bewahren wir die Mails noch drei Monate auf, nachdem die Konversation beendet ist.
8 Datenschutzrechte
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DS-GVO gewährten Rechte geltend machen:
- das Recht auf Auskunft nach Maßgabe des Art. 15 DS-GVO, § 12 DSG NRW, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden;
- das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen nach Maßgabe des Art. 16 DS-GVO;
- das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO, § 10 DSG NRW;
- das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO;
- das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO, § 14 DSG NRW.
Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DS-GVO einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt. Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde in NRW ist die
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: (+49) 0211 38424 – 0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Wir wären Ihnen allerdings dankbar, dass Sie –bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an eine Aufsichtsbehörde wenden- mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.
Bei Widerruf der Einwilligung der Datenverarbeitung ist eine weitere Nutzung der HHU Mediathek nicht mehr möglich.
9 Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die Universität auf dieser Seite veröffentlichten Fassung.
Stand: 10. Oktober 2023